SERVICIOS RELACIONADOS A LA NOM-035-STPS-2018

Consiste en un grupo de actividad ligadas al apoyo integral de la aplicación de los cuestionarios de la NOM-035-STPS-2018 a los trabajadores, incluyendo aspectos diversos como la revisión de las instalaciones, conformación de grupos y logística, la aplicación de la encuesta y el monitoreo del proceso de evaluación.

La Revisión de instalaciones: Verificación preliminar de las instalaciones y los recursos a usar antes de aplicar la evaluación, para garantizar que las condiciones de las instalaciones, el equipamiento y el mobiliario sean idóneas.

Conformación de grupos y logística de evaluación: Apoyo para lograr una óptima conformación de grupos, horarios y listas de asistencia a cada grupo de evaluación, prestando atención a los tiempos de desplazamiento de los trabajadores hacia el recinto donde se aplicará la evaluación, los tiempos medios de aplicación de la evaluación.

Aplicación de la evaluación: Uso del submódulo de evaluación de las encuestas de la norma por parte de los trabajadores con apoyo y asesoramiento por nuestro personal, resolución de dudas puntuales, resolución de temas imprevistos, etc.

Monitorear la evaluación: Participación de personal dedicado a aplicar el ejercicio de la evaluación de cada grupo, cubriendo tareas diversas tales como la presentación del aplicador, platica introductoria para explicar el objetivo de la evaluación y enfatizar en la protección de la privacidad y confidencialidad del manejo de los datos colectados, aplicar el control de asistencia, monitoreo de acceso y garantizar un ambiente de respeto y confianza.

Para facilitar el proceso de evaluación electrónica de las encuestas de la NOM-035-STPS-2018, disponemos de un servicio de renta por día de tabletas electrónicas con acceso a Internet para que los trabajadores puedan contestar las encuestas

Servicio orientado para aquellas Organizaciones que opten por aplicar las encuestas de la NOM-035-STPS-2018 de manera impresa en una hoja de respuesta personalizada con los datos de cada trabajador y un código QR útil para poder digitalizarlas y posteriormente garantizar la integración rápida y confiable de respuestas a la base de datos del módulo.

Este servicio normalmente se ejecuta en los siguientes pasos:

• Emisión de las hojas de respuesta personalizada
• Envío por paquetería de las hojas de respuesta personalizada

Actividad ligada al apoyo con personal especializado para emprender la aplicación impresa (en las hojas de respuesta) de los cuestionarios de la norma a los trabajadores y con la opción de atenderlo directamente en su puesto de trabajo.

Este servicio se puede hacer en el sitio donde desempeña las funciones el trabajador con el uso de un portapapeles o en un salón preparado para la actividad en el cual se podrá hacer uso de una proyección en pantalla con un audio guía para el dictado de las preguntas de la encuesta.

Al concluir el proceso de evaluación de la encuesta de Acontecimientos Traumáticos Severos (ATS) y de Factores de Riesgo Psico Sociales (FRPS) al personal de la Organización, es muy recomendable emprender un proceso de análisis de resultados con cada uno de los trabajadores de la Organización, dando prioridad a los que salieron candidatos a temas de seguimiento o atención clínica y/o a los que salieron con reportes de riesgo alto y muy alto en los análisis de los FRPS.

En la entrevista individual es importante que se integren las conclusiones y/o recomendaciones que se aborden con el colaborador y se registre la firma autógrafa del mismo en el reporte final.

En dicha entrevista es prudente que participen al menos dos miembros del comité de vigilancia y también podría acompañarlo uno de nuestros consultores especializados de manera remota o en línea, usando algún canal de video llamadas.

Al concluir el proceso de evaluación de la encuesta de Acontecimientos Traumáticos Severos (ATS) y de Factores de Riesgo Psico Sociales (FRPS) al personal de la Organización, es muy recomendable emprender un proceso de análisis de resultados con cada uno de los trabajadores de la Organización, dando prioridad a los que salieron candidatos a temas de seguimiento o atención clínica y/o a los que salieron con reportes de riesgo alto y muy alto en los análisis de los FRPS.

En la entrevista individual es importante que se integren las conclusiones y/o recomendaciones que se aborden con el colaborador y se registre la firma autógrafa del mismo en el reporte final.

En dicha entrevista es prudente que participen al menos dos miembros del comité de vigilancia y también podría acompañarlo uno de nuestros consultores especializados de manera presencial.

En la implementación de la NOM-035-STPS-2018, el análisis global de los resultados y la generación de conclusiones y/o recomendaciones para toda la organización es una fase crucial en el cumplimiento normativo y en la mejora continua del entorno laboral.

Dicho análisis permite tener una visión completa del estado emocional y psicosocial de la Organización, garantizando los siguientes elementos:

• Identificar patrones comunes en toda la Organización
• Detectar zonas o procesos críticos que requieren atención inmediata
• Ayuda a evitar que se tomen decisiones fragmentadas o aisladas
• Priorizar intervenciones a nivel organizacional.
• Asignar recursos adecuados (capacitación, rediseño de procesos, intervenciones psicológicas, etc.).
• Sirven como justificación técnica para establecer o ajustar políticas de prevención del estrés, acoso, liderazgo tóxico, cargas de trabajo, etc.

En la implementación de la NOM-035-STPS-2018, el análisis por cada sede o centro de trabajo de los resultados y la generación de conclusiones y/o recomendaciones para cada uno de ellos es muy útil para lograr procesos de mejora continua del entorno laboral en dicha sede.

Dicho análisis permite tener una visión completa del estado emocional y psicosocial del centro de trabajo puntual y enfatizando sus diferencias con los resultados de toda la Organización.

• Identificar patrones comunes en el centro de trabajo analizado
• Detectar zonas o procesos críticos que requieren atención inmediata en la sede
• Garantiza que se tomen decisiones específicas para cada centro de trabajo
• Asignar recursos adecuados (capacitación, rediseño de procesos, intervenciones psicológicas, etc.) según las necesidades puntuales de cada sede
• Sirven como justificación técnica para establecer o ajustar políticas específicas de prevención del estrés, acoso, liderazgo tóxico, cargas de trabajo, etc. en cada sucursal.

El diseño de las políticas de prevención de riesgos psicosociales es uno de los pilares más importantes para garantizar un entorno organizacional saludable y cumplir con las exigencias normativas de forma sostenible y efectiva.

Un buen diseño de las políticas garantiza:

1. Tener políticas formales refleja que la alta dirección está comprometida con el bienestar psicosocial del personal y con ello lograr brinda credibilidad interna y externa, reforzar el liderazgo ético de la organización y establecer una base para la rendición de cuentas.
2. Unificar criterios y acciones en toda la organización para evitar disparidades o contradicciones entre áreas y con ello promover una cultura organizacional coherente y alineada con los valores de salud y seguridad psicosocial.
3. Servir como marco de referencia para los mandos medios y recursos humanos.
4. Proporcionar lineamientos sobre la detección de riesgos y la prevención de eventos traumáticos.
5. Establecer mecanismos claros para el manejo de conflictos, la canalización de casos, la adopción de medidas disciplinarias o de intervención temprana.
6. Facilitan los procesos de la toma de decisiones y el cumplimiento legal.
7. Facilitan la implementación de planes, programas y acciones específicas exigidas por la NOM-035.
8. Disponer de evidencias del sistema de gestión psicosocial ante inspecciones de la STPS.

Dentro de los elementos claves considerados por nuestros consultores para el diseño de políticas tenemos:

1. Basarse en el diagnóstico organizacional

• • Utiliza los resultados del análisis de ATS y FRPS.
  • Identifica los factores comunes y más críticos.
  • Considera también el contexto organizacional (cambios recientes, crecimiento, reestructuras, etc.).

2. Incluir principios rectores

• • Respeto y dignidad en el trabajo
  • Prevención del estrés laboral y burnout
  • Tolerancia cero al acoso
  • Fomento del equilibrio vida-trabajo

3. Definir claramente roles y responsabilidades

• • ¿Quién monitorea?
  • ¿Quién canaliza?
  • ¿Quién interviene?
  • ¿Qué se espera de cada nivel jerárquico?

4. Establecer mecanismos de queja, denuncia y seguimiento

• • Canales confidenciales y accesibles.
  • Proceso estructurado de atención y retroalimentación.
  • Garantías de no represalia.

5. Capacitación y sensibilización continua

• • La política debe ir acompañada de estrategias de difusión y formación para que no quede como un documento inerte.

6. Monitoreo y mejora continua

• • Definir indicadores (absentismo, rotación, satisfacción, etc.).
  • Evaluar periódicamente la eficacia de la política.
  • Ajustarla según nuevas necesidades o riesgos detectados.

Para garantizar un buen diseño de medidas de prevención globales, nuestros consultores le pueden apoyar en seguir una metodología técnica, participativa y adaptada a la realidad organizacional considerando aspectos diversos como:

1. Emprender el diagnóstico técnico basado en evidencia

Antes de diseñar cualquier medida preventiva, es esencial analizar los resultados globales de las encuestas de Factores de Riesgo Psicosocial (FRPS) y Acontecimientos Traumáticos Severos (ATS) para con ello identificar factores críticos recurrentes, niveles de riesgo por puesto, área y jornada e indicadores indirectos (rotación, ausentismo, quejas internas, etc.).

2. Ejecutar la clasificación y priorización de los riesgos detectados

Partimos de emprender un ordenamiento de los factores por nivel de severidad y frecuencia y utilizamos una matriz de riesgos psicosociales para asignar prioridades tales como:

• • Alto impacto y Alta frecuencia – Requiere atención urgente
  • Bajo impacto y Baja frecuencia – Se sugiere monitoreo preventivo

3. Proponer un diseño participativo y contextualizado

Involucrando a los representantes de áreas, seguridad y salud, recursos humanos y mandos medios para asegurar que las medidas sean realistas y aplicables, consideren los recursos disponibles y estén alineadas con la cultura organizacional y el giro de la empresa.

4. Prestar atención en lograr una definición clara de responsables y seguimiento

Cada medida debe contener los siguientes puntos:

• • Responsable de ejecución.
  • Recursos asignados.
  • Indicadores de avance.
  • Fecha de implementación y revisión.

5. Proponer canales y estrategias de comunicación clara y constante

Generar confianza y corresponsabilidad buscando informar a todo el personal sobre:

• • Qué medidas se están implementando.
  • Por qué se hacen.
  • Cómo pueden participar.

6. Proponer vías de evaluación y mejora continua

Revisa la eficacia de las medidas periódicamente para con ello ajustar las medidas según los resultados.

Para garantizar un buen diseño de planes de acción para cada sede o centro de trabajo, es importante comprender que cada centro de trabajo puede tener condiciones particulares que requieren medidas diferenciadas, aunque estén dentro de una misma organización.

Para diseñar buenos y efectivos planes de acción por sede o centro de trabajo nuestros consultores lo pueden ayudar para:

1. Realizar un diagnóstico específico por centro de trabajo

Como la NOM-035 exige evaluar cada centro de trabajo por separado si tienen domicilios diferentes o condiciones particulares y aplicar instrumentos como las Guías de Referencia I, II y III según corresponda, además, consideramos aspectos diversos como el tamaño del centro de trabajo, tipo de funciones, turnos, clima organizacional y antecedentes de conflictos.

2. Identificar riesgos diferenciados

• • Analizar los resultados por centro y determinar:
  • Factores de riesgo más prevalentes.
  • Áreas o puestos más afectados.
  • Situaciones especiales (turnos nocturnos, atención a público, zonas de riesgo social, etc.).

3. Diseñar medidas personalizadas pero alineadas con la política global

Para cada sede se debe:

• • Formular planes de acción a medida, basados en sus riesgos específicos.
  • Alinear esas acciones con la política de prevención global de la organización.

4. Asignar responsables locales

El plan de acción por sede debe indicar:

• • Responsables directos (gerente de planta, jefe de recursos humanos local, etc.).
  • Personal de apoyo (comités de seguridad, psicólogos, coordinadores operativos).
  • Recursos disponibles en ese sitio.

5. Definir acciones SMART

Cada acción debe ser:

• • Específica (¿qué se va a hacer?)
  • Medible (¿cómo sabremos que se logró?)
  • Alcanzable (¿es realista?)
  • Relevante (¿responde a un riesgo real?)
  • Temporal (¿cuándo se implementará y evaluará?)

6. Monitorear y dar seguimiento continuo

Cada sede debe:

• • Hacer seguimiento trimestral o semestral de sus acciones.
  • Reportar avances y obstáculos a un comité central o dirección general.
  • Participar en las evaluaciones de la revaloración del entorno laboral.

7. Documentar todo el proceso

Esto es clave para:

• • Cumplimiento legal ante la STPS.
  • Toma de decisiones futura.
  • Transmisión de buenas prácticas entre sedes.

Aquellas Organizaciones en las que por su dinámica del día a día y/o por su extensión resulte complejo el seguimiento y atención a las incidencias registradas en el buzón digital de la NOM-035-STPS podrán contar con el servicio de seguimiento y soporte psicosocial a las incidencias registradas y sólo convocar al comité de vigilancia cuando se necesite atender situaciones extremas.

Según lo dispuesto en la norma, la Organización debe contar con las evidencias para dar cumplimiento con la difusión de:

• • La política de prevención de riesgos psicosociales
  • Los logros de los trabajadores sobresalientes
  • Los cambios en la organización o condiciones de trabajo

Para ello se podrán ocupar diferentes medios como puede ser folletos, boletines, carteles o medios electrónicos. Con el apoyo de nuestros consultores Ud. podrá contar con un acompañamiento integral para diseñar diversas estrategias para implementar tal difusión incluyendo la selección del canal, la preparación de mensajes relevantes, el diseño gráfico, etc.

Adicional a la conceptualización y el diseño de las estrategias de difusión de temas relevantes de la norma, podemos brindarle un apoyo integral con personal especializado para ejecutar tareas relacionadas con la difusión multicanal y calendarizada en cada centro de trabajo.

Para garantizar un uso fluido y coherente de las bondades del módulo de implementación de la norma ofrecemos procesos de capacitación práctica con un curso online y asistido a todo el personal que esté registrado en el comité de vigilancia y seguimiento.

Para garantizar un uso fluido y coherente de las bondades del módulo de implementación de la norma ofrecemos procesos de capacitación práctica con un presencial a todo el personal que esté registrado en el comité de vigilancia y seguimiento.

Para emprender un correcto seguimiento continuo y coherente cuando se conforma el comité de vigilancia y seguimiento a los temas de la norma, nuestros especialistas le pueden acompañar en la definición de los roles, las funciones y las responsabilidades de cada uno de los miembros del comité, identificándose como roles primarios los siguientes:

• • Coordinador
  • Secretario
  • Sub-Secretario
  • Primer Vocal
  • Otros Vocales

Consiste en la impartición de un curso taller online y asistido a los miembros del comité de vigilancia del centro de trabajo con el objetivo de conocen, interpretar y debatir los aspectos más relevantes de la norma orientado a una implementación simple y objetiva de la misma en la Organización.

Consiste en la impartición de un curso taller presencial a los miembros del comité de vigilancia del centro de trabajo con el objetivo de conocen, interpretar y debatir los aspectos más relevantes de la norma orientado a una implementación simple y objetiva de la misma en la Organización.

Consiste en la impartición de un curso taller presencial a los miembros del comité de vigilancia y al personal directivo de la Organización que busca concientizar y sensibilizar al personal directivo en diversos temas cruciales de la norma y que demandan de una buena coordinación, coherencia y trabajo en equipo para garantizar el cumplimiento de los objetivos centrales de la norma centrando la atención en la salud mental de los trabajadores.

Para cubrir una de los requerimientos marcados en la norma, una de las obligaciones del patrón es llevar el registro de los nombres de los trabajadores a los que se les practicaron los exámenes o evaluaciones clínicas y que se comprobó la exposición a factores de riesgo psicosocial (FRPS), a actos de violencia laboral o acontecimientos traumáticos severos (ATS), así como el practicar exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a los trabajadores expuestos a violencia laboral y/o a los factores de riesgo psicosocial, cuando existan signos o síntomas que denoten alguna alteración a su salud y el resultado de la identificación y análisis de los FRPS.

En este sentido, podemos brindarle apoyo médico en línea con psicólogos especializados en temas de salud mental derivado de aspectos laborales y con la opción de llevar un registro electrónico detallado, privado y confidencial en el expediente clínico del trabajador.

Para cubrir una de los requerimientos marcados en la norma, una de las obligaciones del patrón es llevar el registro de los nombres de los trabajadores a los que se les practicaron los exámenes o evaluaciones clínicas y que se comprobó la exposición a factores de riesgo psicosocial (FRPS), a actos de violencia laboral o acontecimientos traumáticos severos (ATS), así como el practicar exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a los trabajadores expuestos a violencia laboral y/o a los factores de riesgo psicosocial, cuando existan signos o síntomas que denoten alguna alteración a su salud y el resultado de la identificación y análisis de los FRPS.

En este sentido, podemos brindarle apoyo médico presencial con psicólogos especializados en temas de salud mental derivado de aspectos laborales y con la opción de llevar un registro electrónico detallado, privado y confidencial en el expediente clínico del trabajador.

Nuestros consultores pueden brindarle servicios especializados de apoyo normativo detallado para lograr cona correcta interpretación e implementación de la norma, así como el asesoramiento legal para resolver inconformidades o litigios ante la STPS.

Con el uso del módulo NOM035ST de la plataforma MULTINOM los usuarios pueden disfrutar de un proceso automatizado para generar un documento electrónico (en formato de Acrobat Reader o PDF) con el concentrado de todos los reportes en un solo lugar el cual incluye:

1. Reporte global de la Organización y cada centro de trabajo con:
   • Participación por datos de segmentación de la encuesta
   • Resumen general de FRPS
   • Análisis gráficos por categoría y dominio de análisis de la norma
   • Reportes de riesgos por género
   • Resumen de personas expuestas a temas de ATS
   • Resumen gráfico de los temas de ATS por genero
2. Concentrado de FRPS mejor y peor evaluados (top ten)
3. Reporte de FRPS por cada área funcional
4. Reportes individuales de la situación de FRPS y ATS de cada trabajador y con el registro de conclusiones y/o recomendaciones
5. Respuestas a las encuestas de la norma de cada trabajador
6. Acta de conformación del comité de vigilancia

El servicio de generación física de la carpeta de evidencia consiste en la preparación del material impreso, encarpetado, foliado e indexado para que sirva como soporte del proceso de evaluación y análisis de la norma.

El servicio de entrega y/o envío de la carpeta de evidencia es un complemento del servicio de generación física de la carpeta y consiste en el envío por paquetería del material y/o la entrega presencial del mismo en sus instalaciones.

El servicio de presentación de resultados, conclusiones y recomendaciones es una junta de trabajo que se desarrolla de manera presencial en cada sede o centro de trabajo a la deberían asistir los miembros del comité de vigilancia, el personal de Recursos Humanos (o Capital Humano) y los líderes de alta jerarquía en la Organización.

Uno de los grandes elementos diferenciadores de la implementación de la NOM-035-STPS con el uso del módulo NOM035ST de plataforma MULTINOM es la capacidad de emprender el diseño de reportes especiales a la medida de las necesidades de cada Organización.

Este tema toma especial relevancia cuando se necesita analizar los resultados de las evaluaciones de las encuestas de la norma entre diferentes períodos de evaluación y con ello detectar los temas que siguen presentando una tendencia histórica preocupante a los cuales se le debe prestar una mayor atención.

En este tenor, con el apoyo de nuestros especialistas nuestros clientes podrán sentir la confianza para respaldarse con ellos para poder detectar y emprender acciones para mitigar las situaciones con comportamientos preocupantes.

La norma NOM-035-STPS-2018 ya incluye en la encuesta a la que hace referencia la guía de referencia III un grupo de preguntas para evaluar y analizar el entorno organizacional, prestando atención fundamentalmente en el reconocimiento del desempeño y en el sentido de pertenencia de los trabajadores en la Organización, para ello se integran 10 preguntas en la encuesta, estas son:

• Me informan sobre lo que hago bien en mi trabajo
• La forma como evalúan mi trabajo en mi centro de trabajo me ayuda a mejorar mi desempeño
• En mi centro de trabajo me pagan a tiempo mi salario
• El pago que recibo es el que merezco por el trabajo que realizo
• Si obtengo los resultados esperados en mi trabajo me recompensan o reconocen
• Las personas que hacen bien el trabajo pueden crecer laboralmente
• Considero que mi trabajo es estable
• En mi trabajo existe continua rotación de personal
• Siento orgullo de laborar en este centro de trabajo
• Me siento comprometido con mi trabajo

Estas preguntas cubren ciertas expectativas de un análisis integral de clima organizacional, sin embargo, no cubre todos los temas que deben analizarse para emprender un estudio detallado del Clima Laboral.

Con el apoyo de nuestros especialistas Ud. podrá emprender un diseño específico y personalizado de un instrumento de evaluación (encuesta) alineado a las características de su Organización y que se puede cargar en el módulo ECO de nuestra plataforma y con las siguientes ventajas:

1. Dimensiones de análisis específicas de su instrumento de Clima Laboral
2. Preguntas específicas alineado a su Organización
3. Preguntas de segmentación alineadas a las de la NOM-035 con la opción de integrar nuevas preguntas de segmentación
4. Aplicación de la encuesta personalizada de clima laboral de manera electrónica y/o de manera impresa (con una hoja de respuesta personalizada)
5. Herramienta analítica por dimensiones de análisis y por preguntas de segmentación ya integrada en el módulo ECO
6. Reporteador especial para generar cualquier tipo de cruce analítico de la encuesta de clima laboral

Consiste en un grupo de actividad ligadas al apoyo integral de la aplicación de la encuesta de clima laboral a los trabajadores, incluyendo aspectos diversos como la revisión de las instalaciones, conformación de grupos y logística, la aplicación de la encuesta y el monitoreo del proceso de evaluación.

Este proceso se puede hacer de manera electrónica o de manera física para contestar la encuesta con hojas de respuestas.

Cuando se acompaña la evaluación de la NOM-035-STPS con una encuesta de clima organizacional nuestros especialistas le pueden apoyar en el análisis detallado de los temas tratados en la encuesta de clima y en la generación de conclusiones y/o recomendaciones puntuales.

En este tema se presenta un análisis de resultados breve con una descripción del objetivo del estudio, la situación del contexto organizacional (tamaño, sector, estructura, etc.), los puntos créticos destacados de los hallazgos.

Se presenta un informe final con:

1. Resultados Cuantitativos y Cualitativos
2. Gráficos y tablas con comparaciones por área/departamento, nivel jerárquico, antigüedad, etc.
3. Análisis de tendencias respecto a evaluaciones anteriores (si aplica).
4. Identificación de fortalezas (puntuaciones altas sostenidas).
5. Identificación de áreas de oportunidad o alerta (puntuaciones bajas o en descenso).

En lo referente a las conclusiones y recomendaciones se presenta:

1. Síntesis interpretativa de los datos.
2. Identificación de patrones clave o temas recurrentes.
3. Impacto potencial en la productividad, rotación, compromiso, etc.
4. Comparación con tendencias del sector o el tipo de Organización (si están disponibles).